Zápis do osobitnej matriky sa vykonáva prostredníctvom matričných úradov podľa trvalého pobytu žiadateľa alebo zastupiteľských úradov SR v cudzine.
Jednotlivé prípady je potrebné konzultovať osobne na matričnom úrade.
Doklady potrebné k vykonaniu zápisu do osobitnej matriky:
Zápis o narodení:
- cudzozemský rodný list - úradne preložený do slovenského jazyka,
- doklad o štátnom občianstve SR (občiansky preukaz, osvedčenie o štátnom občianstve, listina o udelení štátneho občianstva, pas SR),
- ak je matka dieťaťa vydatá, jej sobášny list,
- ak je matka rozvedená, sobášny list spolu s právoplatným rozsudkom o rozvode,
- ak je matka vdovou, sobášny list spolu s úmrtným listom,
- súhlasné vyhlásenie rodičov o určení otcovstva (ak rodičia dieťaťa nie sú manželia),
- ak žiadateľka žiada o zápis ženského priezviska bez koncovky -ová: písomná žiadosť.
Zápis o uzavretí manželstva:
- cudzozemský sobášny list - úradne preložený do slovenského jazyka,
- doklad o štátnom občianstve SR (občiansky preukaz, osvedčenie o štátnom občianstve, listina o udelení štátneho občianstva, pas SR),
- rodný list žiadateľa,
- ak uzatváral slovenský štátny občan uvedené manželstvo ako rozvedený: právoplatný rozsudok o rozvode,
- ak uzatváral slovenský štátny občan uvedené manželstvo ako vdovec/vdova: úmrtný list predchádzajúceho manžela,
- ak nevesta - slovenská štátna občianka žiada o zápis ženského priezviska bez príslušnej koncovky -ová: písomná žiadosť.
Zápis o úmrtí:
- cudzozemský úmrtný list - úradne preložený do slovenského jazyka,
- doklad o štátnom občianstve SR (občiansky preukaz, osvedčenie o štátnom občianstve, listina o udelení štátneho občianstva, pas SR),
- rodný list zomrelého.
Na vykonanie zápisov do osobitnej matriky sa predkladajú originály cudzozemských matričných dokladov s úradným prekladom.
V prípade predloženia fotokópií je potrebné, aby boli osvedčené notárom.
Matričné doklady musia mať náležitosti verejných listín, čo znamená, že doklady musia mať overenie príslušného orgánu cudzieho štátu a zastupiteľského úradu SR v štáte vyhotovenia, ak medzinárodná zmluva neustanovuje inak, a musí byť k nej priložený preklad do slovenského jazyka.
Položka 17
a) Žiadosť o zápis matričnej udalosti, ktorá nastala v cudzine, do osobitnej matriky je 10,- €